Icone Fiscal: Duvidas sobre Nota Fiscal Eletrônica

O arquivo XML de nota fiscal é a versão digital da nota fiscal propriamente dita, sendo o formato utilizado para registro das informações relativas à NF-e (a nota fiscal eletrônica). Ele obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal.

XML, do inglês eXtensible Markup Language, é uma linguagem de marcação recomendada pela W3C para a criação de documentos com dados organizados hierarquicamente, tais como textos, banco de dados ou desenhos vetoriais. A linguagem XML é classificada como extensível porque permite definir os elementos de marcação.

Informações Contidas no XML

  • Nota Fiscal Eletrônica: dia e horário da emissão, modelo, número e série, além do valor total;

  • Emitente: Identificação básica (Nome, CNPJ, Razão Social), endereço (Inscrição Estadual, e código do município para cálculo do ICMS);

  • Destinatário: Identificação básica (Nome, CNPJ, Razão Social), endereço (Inscrição Estadual);

  • Produtos: quantidades, valores unitários, e uma breve descrição;

  • Encargos: Valor dos produtos, frete e seguro, base de cálculo, PIS/COFINS/IPI/ICMS;

  • Transporte: dados da transportadora e do veículo e volume transportado;

  • Cobrança: Forma de pagamento e endereço para cobrança.

Toda nota fiscal eletrônica segue uma estrutura padrão de campos, que são:

Representação xml Informações Gerais da NFe

Informações Gerais da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

O primeiro grupo da nota reúne os principais dados: data emissão, número e série da nota fiscal, tipo, finalidade e outras informações.

Representação xml Informações do Emitente

Informações do Emitente

Os dados cadastrais (CNPJ, I.E, endereço, entre outros) do Emitente, ou seja, a empresa que está realizando a emissão da nota fiscal eletrônica.

Representação xml Informações do Destinatário

Informações do Destinatário

Os dados cadastrais (CNPJ/CPF, I.E/ou não, endereço, entre outros) do Destinatário, ou seja, os dados para quem está sendo feita a emissão.

Representação xml Dados dos produtos e impostos

Informações dos produtos e impostos

Os dados dos produtos como descrição, código de barras, códigos CFOP, NCM e CEST, quantidades e preços. Também é informado o imposto aplicado na operação (ICMS, PIS, COFINS, IPI, II, etc.) e quanto deverá ser recolhido para o Fisco.

Representação xml Valores Totais da Nota

Informações dos valores totais

Após informados todos os produtos e impostos, a NFe traz a totalização de cada operação.

Representação xml Dados da transportadora e transporte

Informações do Transportador e Transporte

Caso seja preenchido os campos na emissão da nota, aqui estarão os dados da empresa de transporte além dos dados relacionados.

Representação xml Dados do pagamento

Informações do Pagamento

Caso seja preenchido os campos na emissão da nota, aqui estarão os dados do pagamento.

Representação xml Informações Adicionais

Informações adicionais da Nota Fiscal

No final da nota fiscal eletrônica (NF-e), o Emitente pode ainda preencher algumas informações adicionais que não possuem campos específicos ou relativos ao controle interno da empresa.

Representação xml Assinatura Digital

Assinatura Digital

Após o final das informações da nota fiscal eletrônica (NF-e), o arquivo deve ser preenchido com uma assinatura gerada a partir do Certificado Digital da empresa, assegurando que a NF-e é realmente da empresa que a está transmitindo.

Representação xml Retorno da Sefaz

Retorno da SEFAZ

Após a nota fiscal eletrônica (NF-e) ser transmitida e autorizada pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), é adicionado ao xml um protocolo de processamento e dados que asseguram que a NF-e é válida e possui valor fiscal.

Dúvidas Frequentes sobre XML:

Uma solução é utilizar o sistema Guinzo, que possui duas ferramentas: o Portal de NF-e de Entrada e NF-e de Saída.

O arquivo XML da NF-e, em resumo, possui validade contábil/fiscal e deve ser guardado pelo tempo legal estipulado. Não armazenar sujeita a empresa a autuações e multas.

O arquivo XML é gerado a partir da emissão da NF-e e cumpre também o papel de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido; é por meio dele que o Governo pode verificar os detalhes sobre as transações realizadas.

Entender esses conceitos e aplicá-los é fundamental para manter seu negócio de acordo com o que prescreve a lei e manter sua gestão eficiente.

De acordo com a legislação, você precisa armazenar as notas fiscais eletrônicas por 05 anos mais o ano vigente. Essa obrigatoriedade serve tanto para garantia ou troca de produtos ou serviços quanto para o caso de uma fiscalização da Receita Federal.

Apesar da Secretaria da Fazenda ter conhecimento sobre todas as notas emitidas, ela deixa claro que é obrigação dos envolvidos numa transação comercial armazená-las pelo período indicado.

É importante ressaltar que não é necessária a impressão dos arquivos XMLs das NF-e recebidas pela sua empresa. Todo esse processo digital foi criado exatamente para diminuir a quantidade de papel impresso.

O arquivo XML da NF-e foi criado para integrar informações, diminuir custos com papeladas.

Com o Guinzo Soluções, armazenar o XML permite que os documentos fiscais fiquem bem mais organizados, já que é possível ter um controle diário e extrair relatórios a qualquer momento.

Conteúdo revisado e atualizado em: 30/08/2021. Fonte Informação: Portal da Nota Fiscal Eletrônica – Site Receita Federal

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