Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): o que é e como funciona

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento 100% digital, emitido e armazenado eletronicamente.
Ela tem o objetivo de registrar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.

Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pelo recebimento do Fisco antes da operação acontecer.

• Documento digital em formato XML, seguindo os padrões da legislação;
• Garantia de autenticidade e integridade pela assinatura digital;
• Possui um código numérico, que forma a chave de acesso junto com o CNPJ e o número da NF-e;
• Precisa ser autorizada eletronicamente pelo Fisco antes do envio ao cliente e saída da mercadoria;
• Uma vez transmitida, não pode ser alterada, apenas cancelada dentro do prazo legal;
• A numeração deve ser sequencial, sem falhas ou duplicidade;
• O Fisco pode exigir a confirmação de recebimento pelo destinatário.

Emitir a NF-e não é opcional: é uma obrigação legal. Não emitir nota fiscal significa sonegação de impostos, que é crime.

Consequências:

• Multas elevadas;
• Processos administrativos;
• Risco de fechamento da empresa.

Além disso, sem a NF-e você perde credibilidade no mercado e deixa seu negócio vulnerável.

DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação gráfica de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), ou seja, é um documento impresso que acompanha a mercadoria, mas que não substitui a NF-e que está documentado em arquivo xml.

Na DANFE você encontra informações importantes, como:

• Dados do emitente;
• Dados do destinatário;
• Finalidade da nota;
• Chave de Acesso (44 números que permitem a consulta da NF-e);
• Data de emissão;
• Valores da operação;
• Dados do pagamento;
• Dados do transportador;
• Produtos e serviços discriminados.
• Dados adicionais.

Além disso, a DANFE pode ser utilizada para:

• Comprovar a existência da NF-e;
• Acompanhar o trânsito das mercadorias;
• Coletar a assinatura do destinatário no ato da entrega.

O arquivo XML de nota fiscal é a versão digital da nota fiscal propriamente dita, sendo o formato utilizado para registro das informações relativas à NF-e (a nota fiscal eletrônica). Ele obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal.

XML, do inglês eXtensible Markup Language, é uma linguagem de marcação recomendada pela W3C para a criação de documentos com dados organizados hierarquicamente, tais como textos, banco de dados ou desenhos vetoriais. A linguagem XML é classificada como extensível porque permite definir os elementos de marcação.

• O prazo padrão é de até 24 horas após a autorização.
• Para cancelar, é necessário informar o protocolo de autorização vinculado à nota.
• A mercadoria não pode ter saído do estabelecimento.

⚠️ Alguns estados, permitem cancelamentos fora do prazo, mas podem aplicar multas.

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